Document management
Informatie, data en kennis zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en vormen het belangrijkste bezit van je organisatie. Toegang tot de juiste informatie en het beheer van die informatie maakt het verschil in een competitieve zakelijke omgeving.
Document management
De hoeveelheid data binnen organisaties groeit. Dat komt mede door het aantal softwareapplicaties binnen organisaties zoals CRM, ERP en financiële systemen. Onderzoek wijst uit dat medewerkers gemiddeld twee uur per dag zoeken naar informatie die noodzakelijk is om de dagelijkse werkzaamheden te kunnen verrichten. Eenmaal gevonden gaat er ook tijd verloren met het zoeken van de juiste informatie in dat document. Cijfers op Business.com tonen aan dat organisaties tot wel 21% verliezen aan productiviteit door inefficiënt databeheer. Daarbij komt dat de manier waarop we informatie delen lang niet altijd veilig verloopt. En dat terwijl beveiliging van documenten in iedere organisatie een belangrijk aandachtspunt is. Ook het opslaan van informatie is niet zonder risico’s. Door het toenemende gebruik van mobiele apparaten neemt het risico op verlies of diefstal van bedrijfsgegevens toe.
De schade die een organisatie oploopt door een datalek kan flink oplopen. Toshiba voorziet in de behoefte van het goed, snel en volledig terugzoeken van data en documenten. Met een document management systeem verwerk je documenten bovendien veilig.
Wanneer is een document management systeem relevant?
Herken jij je in onderstaande punten, dan kan het voor jouw organisatie interessant zijn om een document management systeem te implementeren:
- Informatie is niet altijd en voor iedereen beschikbaar
- Je zoekt geregeld lang naar de juiste informatie
- Documenten raken soms zelfs zoek
- Het is niet duidelijk wie de inhoud van een document heeft bewerkt en wat de meest recente versie van het document is
- Je ziet dat informatie vaak blijft liggen en dat het goedkeuringsprocess te veel tijd in beslag neemt
- Je maakt nog gebruik van een fysiek archief wat enorm veel ruimte in beslag neemt
Wat houdt een document management systeem in?
Niet alleen papieren documenten zijn een uitdaging voor organisaties, maar ook het organiseren van de data van andere informatiebronnen, zoals e-mail en ERP systemen. Het beheren van zowel de papierstroom en de digitale documenten wordt door digitalisering steeds complexer. Bovendien kan dit onnodige (verborgen) kosten met zich meebrengen, de productiviteit van je collega’s verminderen en het risico van verlies van belangrijke documenten verhogen. Met een document management systeem digitaliseer en automatiseer je informatie en documentstromen. De basis voor het intelligent inrichten van informatie is het gestructureerd opslaan van alle documenten in één centraal documentarchief. Samen met de bestaande IT systemen –zoals e-mail, filesystem, ERP- en CRM systemen – organiseert een document management systeem alle documenten. Geautoriseerde gebruikers hebben binnen enkele seconden toegang tot realtime informatie van klanten, projecten of een werkstroom, allemaal op één centrale locatie georganiseerd. Met een document management systeem kun je in basis twee dingen doen: documenten op een duidelijke manier opslaan (document management), werkstromen efficiënt inrichten (workflow management).
Waarom een document management systeem?
Naast altijd en overal toegang tot de meest recente documenten door versie beheer, kan op basis van sleutelwoorden ieder document snel gevonden worden. Door de toename van mobiel werken is toegang tot documenten en informatie via een mobiele device een must. Met een document management systeem heb je een beveiligde mobiliteitsstrategie zonder dat dit ten koste gaat van de bedrijfsprocessen.
Je krijgt de mogelijkheid om eenvoudig e-mails gestructureerd op te slaan met andere documenten. Belangrijke informatie wordt niet langer in de persoonlijke e-mailbox van medewerkers vastgehouden, maar is goed georganiseerd en beveiligd opgeslagen en voor elke geautoriseerde werknemer beschikbaar.
Beveiliging van documenten is een complex onderwerp. Met een document management systeem worden je documenten beschermd tegen oneigenlijk gebruik en verlies. Zelfs met catastrofale gebeurtenissen zoals brand of wateroverlast worden documenten eenvoudig teruggehaald.
Door de bedrijfsprocessen als workflow in een document management systeem vast te leggen, zorg je ervoor dat je informatiestromen uniform, efficiënt en geautomatiseerd verlopen. Ook heb je de controle en zekerheid dat taken correct en binnen de gestelde tijdslimiet worden uitgevoerd.
Voordelen document management systeem
Als merkonafhankelijk adviseur zoeken wij welk merk en type precies aansluit op je wensen en eisen en dat tegen de beste voorwaarden!
- Snel alle documenten digitaal vinden die je nodig hebt
- Altijd de juiste versies van documenten
- Besparing op print- en archiefkosten
- Minder risico op schade en verlies van documenten
- Goed beveiligde documentopslag
- Simpele intergratie met andere systemen
- Werkprocessen managen
Onze tevreden klanten!
-
Wij zijn al jaren klant bij KDS. De persoonlijke aandacht van Mischa, de klantgerichte aanpak voor onze printbehoefte en de kwaliteit en bedrijfszekerheid van de Toshiba machines heeft ons doen besluiten weer 2 nieuwe machines te plaatsen. We hopen op nog een jarenlange samenwerking.
Jan-Willem van Dorp
28 oktober 2021 -
Mischa Knops (KDS) is een top gozer. Al jaren betrekken wij als middelgroot bouwbedrijf onze Toshiba multifunctionals bij KDS. Dit zijn zowel langlopende contracten als kortlopend (bouwplaatsen). Mischa regelt het allemaal van begin tot eind naar volle tevredenheid.
Bernard Hoksbergen
11 oktober 2022 -
De jarenlange samenwerking met Mischa Knops bevalt ons zeer goed. Niet alleen vanwege zijn professionele vakkennis, en zijn eerlijke adviezen maar ook vanwege zijn persoonlijke benadering, de snelle beantwoording van vragen en het meedenken bij besluiten. De prijs-kwaliteit verhouding is goed. Ook heeft hij een actief team achter zich waardoor er bij problemen snel hulp wordt geboden! Wij zijn zeer tevreden! Ria Balm, Pedagogen Collectief, regio Kennemerland
Ria Balm
2 november 2021
Kom in contact.
Ik help u graag bij uw print vraagstuk, altijd vrijblijvend een gesprek en/ of offerte. Benieuwd wat ik voor u kan betekeken?
Multifunctional printer leasen of kopen tegen zeer voordelige tarieven
Uitgebreide en snelle landelijke dienstverlening
Volledig CO2-neutraal printen (gecertificeerd)
Sterk in dienstverlening, advies en inlevingsvermogen
Of bel ons op 0546 241 071